Tai Nghe Call Center Cho Văn Phòng Mở: Cách Giúp Cuộc Gọi Rõ Hơn

Văn phòng mở giúp doanh nghiệp tối ưu không gian và tạo điều kiện để nhân viên trao đổi thuận tiện hơn. Tuy nhiên, với các bộ phận thường xuyên thực hiện cuộc gọi như chăm sóc khách hàng, telesales hay tổng đài, đây lại là môi trường khá thách thức. Tiếng đồng nghiệp nói chuyện, bàn phím, điện thoại và nhiều âm thanh khác có thể xuất hiện đồng thời trong một cuộc gọi.

Một chiếc tai nghe Call Center phù hợp sẽ giúp nhân viên nghe khách hàng rõ hơn, đồng thời hạn chế tiếng ồn môi trường lọt vào micro. Điều này đặc biệt quan trọng khi hàng chục nhân viên cùng thực hiện cuộc gọi trong một không gian.

Tuy nhiên, chống ồn không phải tiêu chí duy nhất. Micro, thiết kế một bên hay hai bên tai, khả năng kết nối, độ thoải mái và độ bền đều ảnh hưởng đến trải nghiệm. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn dựa trên môi trường làm việc thực tế thay vì chỉ nhìn vào giá hoặc thương hiệu.

Vì sao văn phòng mở gây khó khăn cho nhân viên Call Center?

Khác với phòng làm việc riêng, văn phòng mở gần như không có nhiều vách ngăn giữa các vị trí. Khi một nhân viên nói chuyện với khách hàng, người ngồi bên cạnh có thể cũng đang thực hiện một cuộc gọi khác. Nếu mật độ nhân viên cao, tiếng nói chuyện sẽ trở thành nguồn ồn liên tục.

Vấn đề không chỉ nằm ở việc nhân viên khó nghe khách hàng. Micro của tai nghe cũng có thể thu âm thanh xung quanh và truyền sang đầu dây bên kia. Khách hàng khi đó có thể nghe nhiều giọng nói cùng lúc, làm giảm sự tập trung và tính chuyên nghiệp của cuộc gọi. Đây là lý do việc lựa chọn những tiêu chí quan trọng khi chọn tai nghe Call Center cần dựa trên môi trường sử dụng thực tế, đặc biệt với Contact Center có mật độ nhân viên cao.

Micro chống ồn quan trọng như thế nào?

Khi nói đến tai nghe chống ồn, nhiều người thường nghĩ đến khả năng giúp người đeo ít nghe thấy tiếng bên ngoài. Nhưng với tai nghe Call Center, khả năng hạn chế tiếng ồn của micro cũng rất quan trọng. Micro chống ồn được thiết kế để tập trung vào giọng nói của người sử dụng và giảm ảnh hưởng từ âm thanh xung quanh. Trong văn phòng mở, điều này giúp đầu dây bên kia nghe giọng nhân viên rõ hơn và hạn chế tiếng nói từ những vị trí gần đó.

Vị trí của cần micro cũng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Micro đặt đúng khoảng cách với miệng sẽ giúp thu giọng ổn định hơn. Nếu cần micro quá xa, giọng nói có thể nhỏ hơn trong khi tiếng môi trường trở nên rõ hơn. Do đó, khi đánh giá tai nghe cho tổng đài, doanh nghiệp nên quan tâm đến cả khả năng nghe của nhân viên và chất lượng âm thanh mà khách hàng thực sự nhận được.

Tai nghe một bên hay hai bên phù hợp với văn phòng mở?

Tai nghe một bên và hai bên đều được sử dụng trong Call Center nhưng phù hợp với những nhu cầu khác nhau. Tai nghe một bên giúp nhân viên vẫn nghe được âm thanh xung quanh. Thiết kế này phù hợp với những vị trí vừa gọi điện vừa cần trao đổi nhanh với đồng nghiệp hoặc quản lý. Tuy nhiên, trong văn phòng đông người, tiếng môi trường có thể khiến nhân viên dễ mất tập trung hơn.

Tai nghe hai bên giúp người dùng tập trung vào cuộc gọi tốt hơn và thường phù hợp với nhân viên thực hiện số lượng cuộc gọi lớn. Khi cả hai tai đều nghe âm thanh cuộc gọi, tiếng nói chuyện xung quanh sẽ ít gây phân tâm hơn. Doanh nghiệp có thể dựa vào đặc điểm công việc để xác định tai nghe chăm sóc khách hàng nên chọn một bên hay hai bên tai], thay vì áp dụng cùng một thiết kế cho tất cả vị trí.

Khả năng nghe rõ cũng cần được chú ý

Một cuộc gọi tốt luôn là quá trình giao tiếp hai chiều. Micro giúp khách hàng nghe rõ nhân viên, nhưng người nhân viên cũng cần nghe rõ khách hàng. Trong môi trường ồn, nhân viên thường có xu hướng tăng âm lượng tai nghe để át tiếng bên ngoài. Đây không phải giải pháp lý tưởng nếu phải làm việc liên tục nhiều giờ.

Chất lượng loa và khả năng tái tạo giọng nói rõ ràng vì vậy rất quan trọng. Mục tiêu không phải tạo ra âm thanh lớn nhất mà là giúp lời nói dễ nghe ở mức âm lượng hợp lý. Với những vị trí thường xuyên thực hiện cuộc gọi, tai nghe hai bên cũng có thể giúp tăng khả năng tập trung trong môi trường văn phòng mở.

Tai nghe Call Center cần thoải mái khi sử dụng nhiều giờ

Nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc telesales có thể đeo tai nghe trong phần lớn ca làm việc. Một thiết bị có micro tốt nhưng gây đau tai hoặc tạo áp lực lên đầu sau vài giờ sẽ khó phù hợp với môi trường này. Trọng lượng, lực kẹp của headband, đệm tai và khả năng điều chỉnh đều ảnh hưởng đến cảm giác sử dụng. Với đội ngũ lớn, những khác biệt nhỏ về sự thoải mái có thể trở nên đáng kể khi thiết bị được sử dụng hàng ngày. Do đó, khi lựa chọn tai nghe Call Center, trải nghiệm đeo thực tế nên được đánh giá cùng chất lượng micro, loa và khả năng kết nối. Tai nghe phù hợp cần đủ nhẹ, dễ điều chỉnh và không gây khó chịu khi sử dụng trong thời gian dài.

USB hay Bluetooth phù hợp hơn?

Kết nối USB vẫn là lựa chọn phổ biến tại những vị trí làm việc cố định. Nhân viên chỉ cần kết nối tai nghe với máy tính và sử dụng cùng softphone hoặc nền tảng giao tiếp của doanh nghiệp. Ưu điểm của tai nghe USB là kết nối đơn giản, không phải quản lý pin và thuận tiện khi triển khai hàng chục hoặc hàng trăm vị trí. Đây là lựa chọn thực tế với các Call Center có bàn làm việc cố định.

Tai nghe Bluetooth mang lại khả năng di chuyển linh hoạt hơn. Nhân viên hoặc quản lý có thể rời bàn trong quá trình làm việc tùy phạm vi kết nối của thiết bị. Việc USB hay Bluetooth nên chọn tai nghe Call Center loại nào vì vậy nên dựa trên cách nhân viên làm việc thay vì chỉ so sánh công nghệ kết nối.

Khả năng tương thích với hệ thống tổng đài

Tai nghe tại Call Center thường được sử dụng cùng máy tính, softphone, điện thoại bàn hoặc nền tảng giao tiếp doanh nghiệp. Khả năng tương thích vì vậy cần được kiểm tra trước khi triển khai số lượng lớn. Nếu doanh nghiệp sử dụng Microsoft Teams hoặc nền tảng UC, nên lựa chọn phiên bản tai nghe phù hợp với hệ thống. Các thao tác như tắt micro, điều chỉnh âm lượng hoặc quản lý cuộc gọi sẽ thuận tiện hơn khi phần cứng và phần mềm hoạt động đồng bộ.

Với điện thoại bàn hoặc hệ thống tổng đài chuyên dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra chuẩn kết nối và thiết bị đầu cuối. Không nên mặc định mọi tai nghe Call Center đều kết nối trực tiếp được với mọi hệ thống. Kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng phải bổ sung adapter hoặc thay đổi thiết bị sau khi đã triển khai.

Độ bền quan trọng với Contact Center quy mô lớn

Tai nghe tại Contact Center thường được sử dụng nhiều giờ mỗi ngày. Các bộ phận như headband, cần micro, dây kết nối và đệm tai đều phải chịu cường độ sử dụng cao hơn tai nghe cá nhân thông thường. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét độ bền và khả năng thay thế phụ kiện trong tổng chi phí sử dụng. Một chiếc tai nghe rẻ nhưng phải thay thường xuyên chưa chắc tiết kiệm hơn thiết bị có chi phí ban đầu cao hơn nhưng phù hợp với môi trường doanh nghiệp.

Với trung tâm có quy mô lớn, việc chọn tai nghe cho tổng đài từ 10–100 nhân viên theo một số cấu hình tiêu chuẩn còn giúp doanh nghiệp dễ quản lý thiết bị và phụ kiện hơn. Thay vì mỗi nhân viên sử dụng một model khác nhau, doanh nghiệp có thể phân nhóm theo nhu cầu để đơn giản hóa việc cấp phát và thay thế.

Có nhất thiết phải chọn tai nghe chống ồn cao nhất?

Không phải văn phòng nào cũng có mức độ tiếng ồn giống nhau. Một bộ phận chăm sóc khách hàng có 5–10 nhân viên trong không gian tương đối yên tĩnh sẽ có nhu cầu khác với Contact Center có hàng chục vị trí cùng thực hiện cuộc gọi. Doanh nghiệp nên đánh giá nguồn tiếng ồn thực tế, khoảng cách giữa các bàn và số lượng nhân viên gọi đồng thời trước khi lựa chọn thiết bị.

Trong môi trường có mật độ cuộc gọi cao, câu hỏi tai nghe chống ồn có thực sự cần thiết cho chăm sóc khách hàng trở nên đáng cân nhắc hơn, bởi khả năng hạn chế tiếng ồn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tập trung và chất lượng hội thoại. Mục tiêu không phải mua thiết bị có công nghệ cao nhất mà là lựa chọn đúng mức tính năng cho môi trường sử dụng.

Tai nghe HP Poly phù hợp như thế nào với Call Center?

HP Poly có nhiều dòng tai nghe doanh nghiệp phục vụ những nhu cầu làm việc khác nhau. Với môi trường chăm sóc khách hàng và tổng đài, doanh nghiệp có thể cân nhắc các dòng Poly Blackwire hoặc EncorePro tùy hệ thống và nhu cầu sử dụng. Với nhân viên làm việc cố định tại máy tính, tai nghe USB có dây giúp đơn giản hóa triển khai và không cần quản lý pin. Những vị trí cần di chuyển nhiều hơn có thể cân nhắc giải pháp không dây phù hợp.

Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải sử dụng cùng một model cho mọi nhân viên. Bộ phận telesales, chăm sóc khách hàng, quản lý và giám sát có thể có nhu cầu kết nối và di chuyển khác nhau.

Poly Vietnam – Phân phối chính hãng HP Poly tại Việt Nam cung cấp các dòng tai nghe HP Poly dành cho môi trường văn phòng, chăm sóc khách hàng và tổng đài. Với dự án triển khai số lượng lớn, việc xác định nhu cầu của từng nhóm nhân viên trước khi chọn model sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Làm sao để cuộc gọi rõ hơn ngoài việc thay tai nghe?

Một chiếc tai nghe tốt có thể cải thiện chất lượng cuộc gọi nhưng không thể giải quyết hoàn toàn vấn đề nếu môi trường làm việc quá ồn. Doanh nghiệp nên kết hợp thiết bị với cách bố trí không gian hợp lý. Khoảng cách giữa các vị trí Call Center, vách ngăn bàn và vật liệu giảm âm có thể giúp hạn chế tiếng nói truyền trực tiếp giữa các nhân viên. Những khu vực thường xuyên trao đổi nội bộ cũng nên được bố trí tách khỏi khu vực thực hiện cuộc gọi nếu có thể. Nhân viên cần được hướng dẫn đặt micro đúng vị trí, sử dụng mức âm lượng phù hợp và kiểm tra thiết bị âm thanh trên máy tính. Khi tai nghe, không gian và cách sử dụng được tối ưu đồng thời, chất lượng hội thoại sẽ ổn định hơn.

Kết luận

Trong văn phòng mở, tiếng nói chuyện của đồng nghiệp và nhiều âm thanh xung quanh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên chăm sóc khách hàng. Vì vậy, lựa chọn tai nghe Call Center cần tập trung vào micro hạn chế tiếng ồn, khả năng tái tạo giọng nói rõ ràng, độ thoải mái, kết nối và độ bền.

Tai nghe hai bên phù hợp với những vị trí cần tập trung cao, trong khi tai nghe một bên hữu ích khi nhân viên vẫn cần tương tác với môi trường xung quanh. USB phù hợp với nhiều bàn làm việc cố định, còn giải pháp không dây mang lại sự linh hoạt cho những vị trí cần di chuyển.

Thay vì tìm một model duy nhất cho toàn bộ công ty, doanh nghiệp nên phân nhóm nhu cầu và lựa chọn tai nghe Call Center HP Poly phù hợp với từng vị trí. Cách tiếp cận này vừa giúp nâng cao chất lượng cuộc gọi, vừa thuận tiện hơn khi triển khai và quản lý thiết bị cho đội ngũ lớn.