Tai Nghe Call Center Dùng Với Microsoft Teams Nên Chọn Loại Nào?

Microsoft Teams hiện không chỉ được sử dụng cho các cuộc họp nội bộ mà còn trở thành một trong những công cụ giao tiếp phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Nhân viên chăm sóc khách hàng, telesales, tư vấn viên hay bộ phận kinh doanh có thể phải liên tục chuyển đổi giữa cuộc gọi, họp nhóm và trao đổi với đồng nghiệp ngay trên máy tính.

Trong môi trường đó, tai nghe đóng vai trò quan trọng hơn nhiều so với một thiết bị nghe nói thông thường. Một chiếc tai nghe phù hợp cần giúp nhân viên nghe rõ giọng khách hàng, hạn chế tiếng ồn từ văn phòng, sử dụng thoải mái trong nhiều giờ và kết nối ổn định với máy tính.

Vì vậy, lựa chọn tai nghe Call Center dùng với Microsoft Teams không nên chỉ dựa vào giá hoặc kiểu dáng. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời môi trường làm việc, kiểu kết nối, thời gian sử dụng và nhu cầu di chuyển của từng nhóm nhân viên.

Tai nghe Call Center dùng với Microsoft Teams khác gì tai nghe thông thường?

Về cơ bản, nhiều loại tai nghe có micro đều có thể được máy tính nhận diện và sử dụng với Microsoft Teams. Tuy nhiên, “có thể sử dụng” và “phù hợp để làm việc hàng ngày” là hai vấn đề khác nhau.

Một nhân viên văn phòng chỉ tham gia một vài cuộc họp mỗi ngày có thể không nhận thấy nhiều khác biệt. Nhưng với tổng đài viên hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng thường xuyên đeo tai nghe trong nhiều giờ, chất lượng micro, khả năng nghe rõ giọng nói, độ thoải mái và sự ổn định của kết nối trở nên quan trọng hơn rất nhiều.

Các mẫu tai nghe doanh nghiệp còn có thể được thiết kế và tối ưu cho những nền tảng UC phổ biến. Một số model có phiên bản hoặc chứng nhận dành cho Microsoft Teams, giúp các thao tác như nhận cuộc gọi, tắt micro hay điều khiển cuộc gọi thuận tiện hơn tùy thiết bị và cấu hình sử dụng.

Vì vậy, trước khi lựa chọn model cụ thể, doanh nghiệp nên xác định những tiêu chí quan trọng khi chọn tai nghe Call Center dựa trên công việc thực tế thay vì chỉ nhìn vào thông số sản phẩm.

Chất lượng micro nên là tiêu chí ưu tiên

Trong môi trường chăm sóc khách hàng, micro thường quan trọng không kém phần loa của tai nghe. Khách hàng có thể không biết nhân viên đang sử dụng thiết bị nào, nhưng họ dễ dàng nhận ra khi cuộc gọi có quá nhiều tiếng nói chuyện, tiếng bàn phím hoặc tạp âm từ văn phòng. Điều này đặc biệt rõ trong Contact Center, nơi nhiều nhân viên cùng thực hiện cuộc gọi trong một không gian. Nếu micro thu quá nhiều âm thanh xung quanh, khách hàng có thể khó tập trung vào người đang tư vấn.

Vì vậy, khi lựa chọn tai nghe Call Center cho Microsoft Teams, doanh nghiệp nên ưu tiên các dòng được thiết kế cho giao tiếp bằng giọng nói, có micro đặt gần miệng và khả năng hạn chế tiếng ồn môi trường phù hợp. Không nên nhầm khả năng chống ồn của micro với chống ồn dành cho người đeo. Một tính năng giúp khách hàng nghe ít tiếng ồn hơn, trong khi tính năng còn lại giúp chính nhân viên giảm sự phân tâm từ môi trường xung quanh. Với văn phòng có mật độ nhân viên cao, cả hai yếu tố đều đáng được cân nhắc.

Tai nghe một bên hay hai bên phù hợp hơn?

Đây là một trong những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp lựa chọn tai nghe cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Thực tế, không có một kiểu đeo phù hợp với tất cả vị trí. Tai nghe một bên giúp nhân viên vẫn nghe được môi trường xung quanh. Kiểu thiết kế này phù hợp với trưởng nhóm, lễ tân hoặc những vị trí cần thường xuyên trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp trong khi vẫn xử lý cuộc gọi trên Microsoft Teams.

Ngược lại, tai nghe hai bên thường phù hợp hơn với nhân viên telesales hoặc Contact Center có mật độ cuộc gọi cao. Việc nghe âm thanh ở cả hai bên giúp người dùng tập trung tốt hơn vào cuộc hội thoại và hạn chế sự phân tâm từ những cuộc trao đổi xung quanh. Do đó, quyết định chọn tai nghe một bên hay hai bên tai nên dựa trên môi trường làm việc và đặc thù từng vị trí. Doanh nghiệp không nhất thiết phải trang bị cùng một kiểu tai nghe cho toàn bộ nhân viên.

Nên chọn tai nghe USB hay Bluetooth cho Microsoft Teams?

Nếu nhân viên chủ yếu ngồi cố định trước máy tính, tai nghe USB có dây thường là lựa chọn đơn giản và thực tế. Người dùng không phải quan tâm đến thời lượng pin, quá trình kết nối tương đối trực tiếp và thiết bị luôn sẵn sàng khi bắt đầu ca làm việc. Đây cũng là phương án phù hợp khi doanh nghiệp cần triển khai cho hàng chục hoặc hàng trăm tổng đài viên. Việc chuẩn hóa một số model USB giúp bộ phận IT dễ quản lý và hỗ trợ hơn so với việc mỗi nhân viên sử dụng một loại thiết bị khác nhau.

Bluetooth lại có lợi thế về khả năng di chuyển. Trưởng nhóm, nhân viên kinh doanh hoặc những người thường xuyên rời khỏi bàn làm việc có thể cần tai nghe không dây để tiếp tục cuộc gọi mà không bị giới hạn bởi dây kết nối.

Vì vậy, việc lựa chọn tai nghe Call Center USB hay Bluetooth không nên dựa trên suy nghĩ Bluetooth luôn tốt hơn vì là công nghệ không dây. Với một tổng đài viên ngồi cố định cả ngày, tai nghe USB có thể là lựa chọn hợp lý hơn cả về vận hành lẫn chi phí.

Tai nghe Microsoft Teams có cần chứng nhận Teams không?

Đây là điểm doanh nghiệp nên phân biệt rõ. Một tai nghe có thể hoạt động với Microsoft Teams nhưng không nhất thiết là phiên bản được chứng nhận hoặc tối ưu riêng cho Teams. Với thiết bị được chứng nhận Microsoft Teams, nhà sản xuất đã hướng sản phẩm đến trải nghiệm sử dụng với nền tảng này theo các yêu cầu tương ứng. Tùy model, người dùng có thể có các nút điều khiển cuộc gọi, tắt tiếng hoặc nút Teams thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa mọi doanh nghiệp bắt buộc phải mua phiên bản Teams. Nếu hệ thống sử dụng nhiều nền tảng khác nhau như Teams, Zoom hoặc các phần mềm Softphone, doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể khả năng tương thích của model với toàn bộ môi trường đang vận hành. Với dự án số lượng lớn, nên thử nghiệm thiết bị trên đúng máy tính, phần mềm và hệ thống thực tế trước khi triển khai đồng loạt. Cách này giúp hạn chế những vấn đề phát sinh về driver, điều khiển cuộc gọi hoặc cách phần mềm nhận thiết bị âm thanh.

HP Poly có những dòng tai nghe nào phù hợp?

HP Poly có danh mục tai nghe khá rộng cho môi trường doanh nghiệp, từ các dòng có dây dành cho người làm việc cố định đến tai nghe không dây dành cho người cần di chuyển nhiều. Điều này giúp doanh nghiệp dễ phân chia thiết bị theo từng nhóm nhân viên thay vì sử dụng một model duy nhất.

Poly Blackwire – phù hợp với nhân viên làm việc cố định

Các dòng Poly Blackwire là lựa chọn đáng cân nhắc cho nhân viên thường xuyên làm việc trên máy tính. Thiết kế có dây giúp người dùng không phải quản lý pin, phù hợp với những vị trí có cường độ cuộc gọi cao và ít phải rời khỏi bàn.

Đây cũng là nhóm sản phẩm thuận tiện khi doanh nghiệp muốn triển khai đồng bộ cho nhiều nhân viên. Tùy model và phiên bản, chuẩn kết nối có thể khác nhau nên cần kiểm tra cổng USB trên máy tính trước khi lựa chọn.

Poly EncorePro – hướng đến môi trường Contact Center

Với các trung tâm chăm sóc khách hàng có cường độ cuộc gọi cao, Poly EncorePro là nhóm sản phẩm đáng chú ý. Dòng sản phẩm này hướng đến môi trường Contact Center, nơi chất lượng giao tiếp, sự thoải mái khi sử dụng thường xuyên và khả năng kết nối với hệ thống làm việc đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, mỗi Contact Center có cách vận hành khác nhau. Doanh nghiệp vẫn cần xem xét chất lượng micro, kiểu đeo, chuẩn kết nối và thiết bị đầu cuối trước khi quyết định model cụ thể.

Poly Voyager – linh hoạt hơn cho người thường xuyên di chuyển

Với quản lý, nhân viên kinh doanh hoặc những vị trí vừa sử dụng Microsoft Teams vừa cần di chuyển, một số dòng Poly Voyager có thể phù hợp hơn nhờ khả năng kết nối không dây. Sự đa dạng này cũng là một phần lợi thế của hệ sinh thái HP Poly, khi doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị theo từng môi trường làm việc, từ Contact Center đến phòng họp và làm việc Hybrid.

Có nên dùng cùng một loại tai nghe cho toàn bộ doanh nghiệp?

Nếu tất cả nhân viên có cách làm việc giống nhau, việc chuẩn hóa một model có thể giúp doanh nghiệp dễ quản lý. Nhưng trong thực tế, nhu cầu của tổng đài viên, trưởng nhóm và nhân viên kinh doanh thường khác nhau.

Tổng đài viên làm việc cố định có thể ưu tiên tai nghe USB có dây. Trưởng nhóm cần trao đổi với nhân viên xung quanh có thể phù hợp với thiết kế một bên tai. Trong khi đó, quản lý hoặc nhân viên thường xuyên di chuyển lại cần sự linh hoạt của tai nghe Bluetooth. Với đội ngũ lớn, doanh nghiệp nên chia người dùng thành một vài nhóm và xây dựng cấu hình tiêu chuẩn cho từng nhóm. Cách làm này vừa duy trì tính đồng bộ vừa tránh đầu tư những tính năng không cần thiết cho tất cả nhân viên.

Quy mô triển khai cũng cần được tính đến. Cách chọn tai nghe cho tổng đài từ 10–100 nhân viên sẽ khác với việc mua một hoặc hai thiết bị cho nhu cầu cá nhân, bởi doanh nghiệp còn phải quan tâm đến khả năng quản lý, thay thế và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài.

Những lỗi thường gặp khi chọn tai nghe Call Center cho Microsoft Teams

Một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp chỉ kiểm tra tai nghe có cắm được vào máy tính hay không. Trong khi đó, khả năng tương thích với phần mềm, cách điều khiển cuộc gọi và chất lượng micro trong môi trường thực tế mới là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng. Một vấn đề khác là lựa chọn tai nghe không dây cho toàn bộ nhân viên chỉ vì muốn hệ thống hiện đại hơn. Nếu phần lớn tổng đài viên ngồi cố định, việc phải quản lý pin và kết nối có thể tạo thêm công việc mà không mang lại nhiều lợi ích.

Doanh nghiệp cũng không nên bỏ qua độ thoải mái. Một chiếc tai nghe có chất lượng âm thanh tốt nhưng gây khó chịu sau vài giờ sử dụng vẫn chưa phải lựa chọn phù hợp cho Contact Center. Cuối cùng, trước khi mua số lượng lớn, nên thử một vài model trong điều kiện làm việc thực tế. Việc để nhân viên sử dụng trong một khoảng thời gian sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn độ thoải mái, chất lượng micro và mức độ phù hợp với Microsoft Teams.

Nên chọn tai nghe HP Poly nào cho từng nhu cầu?

Với nhân viên chăm sóc khách hàng làm việc cố định trên máy tính, các dòng tai nghe HP Poly có dây như Blackwire là lựa chọn đáng cân nhắc nhờ cách sử dụng đơn giản và không cần quản lý pin. Với môi trường Contact Center chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể xem xét EncorePro dựa trên hệ thống kết nối và đặc điểm công việc. Trong khi đó, những vị trí cần di chuyển hoặc chuyển đổi giữa nhiều thiết bị có thể phù hợp hơn với Voyager.

Không nên lựa chọn model chỉ vì có nhiều tính năng hơn. Một chiếc tai nghe phù hợp là thiết bị đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng, hoạt động ổn định với hệ thống hiện tại và có thể được triển khai, quản lý thuận tiện khi quy mô doanh nghiệp tăng lên. Khi đầu tư số lượng lớn, lựa chọn HP Poly chính hãng cũng giúp doanh nghiệp rõ ràng hơn về nguồn gốc, bảo hành và phương án hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.

Kết luận

Lựa chọn tai nghe Call Center dùng với Microsoft Teams cần được xem xét dựa trên nhiều yếu tố hơn là khả năng kết nối với máy tính. Chất lượng micro, khả năng hạn chế tiếng ồn, kiểu đeo, USB hay Bluetooth, thời gian sử dụng và mức độ tương thích với hệ thống đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên.

Với tổng đài viên làm việc cố định, tai nghe USB có dây thường là phương án đơn giản và dễ chuẩn hóa. Những vị trí cần di chuyển có thể cân nhắc Bluetooth, trong khi môi trường nhiều tiếng nói nên ưu tiên thiết kế giúp nhân viên tập trung tốt hơn.

Các dòng tai nghe HP Poly như Blackwire, EncorePro và Voyager mang đến nhiều lựa chọn cho từng nhóm người dùng. Quan trọng nhất, doanh nghiệp nên xác định đúng nhu cầu và thử nghiệm thực tế trước khi triển khai số lượng lớn để xây dựng một hệ thống giao tiếp ổn định, thuận tiện và phù hợp với Microsoft Teams.